Wir verwalten nicht nur Immobilien –
wir kümmern uns um Menschen und Werte.
Eigentümer und Eigentümergemeinschaften
"Beachtung hebt die Achtung auf beiden Seiten."
Eigentum und Vermietung machen Spaß, vorausgesetzt der soziale Kosmos funktioniert: die Mieter sind zufrieden und zahlen pünktlich, die Eigentümer können sich auf Versammlungen auf notwendige Sanierungsarbeiten einigen, Streitigkeiten werden erfolgreich geschlichtet, Termine nachgehalten, Arbeiten kontrolliert und unterschiedliche Interessen zusammengeführt. Wunsch, nicht die Wirklichkeit? Mit uns schon. Denn wir kümmern uns um die Menschen.
Unsere Leistungen für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs):
- Formulierung und Versand der Einladung nebst Tagesordnung
- Organisation der Eigentümerversammlung
- Erstellen der Anwesenheitsliste, Einlasskontrolle, Überprüfung der Vollmachten und der Beschlussfähigkeit
- Übernahme des Versammlungsvorsitzes, soweit die Wohnungseigentümergemeinschaft nichts Anderes beschließt
- Führung der Beschluss-Sammlung
- Erstellung der Niederschrift der Eigentümerversammlung, Einholung der Unterschriften der Mitunterzeichner und Versand an alle Eigentümer
- Einrichtung und Führung der Bankkonten im Namen der Eigentümergemeinschaft
- Sachliche und rechnerische Prüfung der Eingangsrechnungen
- Fristgerechte Bewirkung von Zahlungen, u.U. unter Ausnutzung von Skonto
- Kontrolle und Abrechnung von Hausmeister- und Sonderkassen (z.B. für gemeinschaftliche Wascheinrichtungen)
- Überwachung des Zahlungseingangs der einzelnen Eigentümer und sonstiger Schuldner der Eigentümergemeinschaft
- Anlage der Instandhaltungsrückstellung und sonstiger Liquiditätsüberschüsse
- Aufstellung eines Gesamt- und Einzelwirtschaftsplanes gemäß § 28 Abs. 1 WEG für jeden Abrechnungszeitraum und dessen Versand an alle Eigentümer
- Abruf der sich aus dem jeweiligen Wirtschaftsplan ergebenden Hausgeldbeträge
- Erstellung einer ordnungsgemäßen, den gesetzlichen Vorschriften und den Vorgaben der Gemeinschaftsordnung entsprechenden Gesamt- und Einzelabrechnung
- Versand der Abrechnungsunterlagen mindestens zwei Wochen vor der Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung und Bereithaltung der Abrechnungsunterlagen zur Einsichtnahme
- Anforderung von Nachzahlungen / Auszahlung von Guthaben aus den beschlossenen Einzelabrechnungen
- Einholung von Kostenvoranschlägen und Vergleichsangeboten
- Abstimmung der Auftragsvergabe mit dem Verwaltungsbeirat
- Vergabeverhandlung und Beauftragung
- Organisation und Koordination der Durchführung der Arbeiten
- Rechnungsprüfung und Rechnungsausgleich
- Geltendmachung von Mängelbeseitigungs- und Gewährleistungsansprüchen
- Geordnete Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen (Beschluss-Sammlung, Versammlungsniederschriften, gerichtliche Entscheidungen, Pläne, Schließscheine) sowie der Abrechnungsunterlagen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
- Allgemeine Aktenführung
- Erfassung und Pflege der Eigentümerdaten
- Durchführung der Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft
- Einstellung, Überwachung und Kündigung von Personal für die Eigentümergemeinschaft (z.B. Hauswart, Hausreinigungskräfte)
- Abschluss, Unterhaltung und Kündigung von Lieferungs- und Entsorgungs-, Wartungs- und sonstigen Dienstleistungsverträgen, sowie von Verträgen zur verbrauchsabhängigen Abrechnung von Heiz-, Warmwasser- und Kaltwasserkosten einschl. der erforderlichen Geräteausstattung
- Abschluss und Kündigung der gemäß Gemeinschaftsordnung oder den Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft abzuschließenden Versicherungen
- Überwachung der Einhaltung der Hausordnung, Aussprache von Abmahnungen gegenüber dem Störer bei schriftlichen und nicht anonymen Beschwerden, Unterrichtung der nächsten Eigentümerversammlung, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb
- laufende Information des Verwaltungsbeirats über alle wesentlichen Geschäftsvorfälle
- Ausarbeitung von Entscheidungsvorschlägen und Einholung der Stellungnahme des Verwaltungsbeirats
- Wiederholungsversammlungen (Ist eine Eigentümerversammlung insgesamt oder hinsichtlich einzelner Tagesordnungspunkte nicht beschlussfähig, wird eine Wiederholungsversammlung erforderlich)
- Teilnahme an Sitzungen des Verwaltungsbeirates
- Unterstützung der Rechnungsprüfung
- Abstimmung der Terminierung und der Tagesordnung von Eigentümerversammlungen sowie der Entwürfe der Wirtschaftspläne
- allgemeine organisatorische Unterstützung des Verwaltungsbeirats
- Außerordentliche Eigentümerversammlungen
- Erhebung und Abrechnung von Sonderumlagen
- Führung von Lohnkonten
- Regieaufwand für größere Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen
- Betreuung von Rechtsstreitigkeiten und von Zwangsverwaltungs- und Zwangsversteigerungsverfahren
- Regulierung von Versicherungsschäden
- Mietverwaltung, wenn die Eigentümergemeinschaft als Vermieter tätig ist
- Bescheinigungen über haushaltsnahe Dienstleistungen gem. § 35a EStG
- Mahnungen
- Klagepauschale
- Eigentümerwechsel
Unsere Leistungen zur Mietverwaltung (MV) und Sondereigentumsverwaltung (SEV):
- Mietervermittlung (Vermarktung der Wohnung oder der Gewerbefläche, Durchführung von Besichtigungsterminen)
- Einholung von Bonitätsauskünften über die Mietbewerber
- Ausfertigung des Mietvertrags
- Durchführung der Wohnungsübergabe oder der Übergabe der Gewerbefläche
- Inkasso der Mieten inkl. Betriebskosten, Kautionen und sonstigen Einnahmen
- Durchführung des außergerichtlichen Mahnwesens
- Treuhänderische Verwaltung von Kautionen und anderer Mietsicherheiten entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen
- Fristgerechte Erstellung der Betriebskostenabrechnungen und deren Übermittlung an den Mieter
- Vornahme notwendiger Anpassungen der Betriebskostenvorauszahlungen gegenüber den Mietern
- Umsetzung von Mieterhöhungen, die sich unmittelbar aus dem Mietvertrag ergeben (Staffel- oder Indexvereinbarungen)
- Rücknahme der Mietsache bei Beendigung eines Mietverhältnisses inkl. der Erstellung eines Übergabeprotokolls
- Zeitnahe Abstimmungen mit Ihnen über Vorgehensweisen
- Entgegennahme von Willenserklärungen der Mieter
- Abgabe von Willenserklärungen gegenüber den Mietern
- Aussprache ordentlicher und außerordentlicher Kündigungen von Mietverhältnissen nach Ihrer Zustimmung
- Überwachung der Einhaltung der Hausordnung und Aussprache von Abmahnungen
- ernsthafte Nachverfolgung von Beschwerden, Schlichtung von Streitigkeiten
- Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben in einer den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechenden Buchhaltung
- Ablage der Originalbelege
- Erstellung einer kalenderjährlichen Gesamtabrechnung inkl. Bankkontenentwicklung mit Angabe der steuerlich relevanten Daten gegenüber dem Eigentümer und /oder einem von diesem benannten Bevollmächtigten (z.B. Steuerberater)
- Aufrechterhaltung bestehender Versicherungsverträge (insbesondere der verbundenen Gebäude- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherungen)
- Abwicklung von Versicherungsschäden gegenüber dem Versicherer
- Kündigung bestehender bzw. Abschluss neuer Versicherungsverträge nach Zustimmung durch den Eigentümer
- Überwachung des technischen Zustands des Verwaltungsobjekts durch periodische Begehungen
- Beratung
- Einholung von Kostenvoranschlägen und Angeboten
- Vergabe von Aufträgen für die laufende Instandhaltung
- Einholung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen
- Überprüfung der Mieter auf Erfüllung der Mietvoraussetzungen bei einer öffentlich geförderten Wohnung
- Einholung des Wohnberechtigungsscheines und fristgerechte Übersendung an die zuständige Stelle
- Erstellung rückständiger Betriebskostenabrechnungen vor Übernahme der Verwaltung
- Durchführung von Mieterhöhungsverlangen
- Unterstützung des Eigentümers bei Rechtsstreitigkeiten in Zusammenhang mit dem Verwaltungsobjekt
- Durchführung und Überwachung von größeren Instandhaltungsmaßnahmen
immobilien in ostwestfalen-lippe